Kiểm tra số điện thoại và địa chỉ trước khi xuất bản website

Một website dịch vụ nhỏ thường mất khách ngay ở bước đầu tiên: khách bấm gọi nhưng số sai, hoặc tới địa chỉ ghi trên web lại không đúng chỗ. Những lỗi này không hiện ra khi bạn nhìn màn hình quen thuộc, vì mắt bạn tự bỏ qua chỗ đã đọc nhiều lần. Bài này đưa ra cách soát thông tin liên hệ theo từng bước, có mẫu điền và checklist để bạn hoặc người thân làm theo, rồi nhờ một người khác thử gọi và thử tìm đường trước khi bấm xuất bản.

Gom toàn bộ thông tin liên hệ về một bảng trước khi sửa web

Trước khi mở trang quản trị website, hãy viết ra một bảng duy nhất chứa mọi thứ liên quan đến việc khách tìm và liên hệ bạn. Làm vậy bạn có một nơi để đối chiếu, tránh sửa chỗ này lại quên chỗ kia. Bảng này dùng cho cả lúc soát trang chủ, trang liên hệ, chân trang và phần mô tả dịch vụ.

Mẫu điền gợi ý gồm các cột: thông tin, giá trị đúng, xuất hiện ở đâu trên web, đã sửa chưa. Ví dụ giả định: thông tin là số điện thoại chính, giá trị đúng là số bạn thực sự nghe máy, xuất hiện ở chân trang và trang liên hệ, đã sửa chưa ghi rõ. Bạn điền hết các dòng rồi mới bắt tay sửa, để không phải quay lại nhiều lần.

Với mỗi dòng, ghi rõ đây là thông tin khách dùng để làm gì: gọi điện, nhắn tin, tới cửa hàng, hay chỉ để xem khu vực phục vụ. Cách ghi này giúp bạn quyết định thông tin nào bắt buộc phải có, thông tin nào nên bỏ để trang gọn hơn.

Soát số điện thoại theo từng nhóm chữ số

Đọc số điện thoại thành từng nhóm ba hoặc bốn chữ số, không đọc liền mạch. Cách này giúp phát hiện chữ số bị thừa, thiếu hoặc đảo thứ tự. So sánh với số trong bảng bạn vừa lập, không so với trí nhớ.

Kiểm tra cả cách hiển thị: có dấu cách, dấu chấm hay viết liền; trên điện thoại bấm vào số có tự chuyển sang ứng dụng gọi không. Nếu web có nút gọi, hãy thử bấm trên chính điện thoại của bạn. Với số dùng cho tin nhắn, ghi rõ kênh nào nhận tin để khách không gửi nhầm.

Nếu bạn có nhiều số cho nhiều mục đích, đặt tên rõ ngay trên web, ví dụ số đặt lịch và số giao hàng. Đừng để hai số nằm cạnh nhau mà không nói số nào dùng việc gì, vì khách sẽ chọn đại và gọi sai.

Kiểm tra địa chỉ bằng cách mô tả đường đi

Địa chỉ trên web không chỉ để đọc mà còn để khách tìm tới. Hãy viết địa chỉ đầy đủ theo thứ tự: số nhà, đường, phường hoặc xã, quận hoặc huyện, tỉnh hoặc thành phố. Sau đó thêm một câu mô tả ngắn về điểm dễ nhận ra gần đó, ví dụ đối diện một cây xăng hay cạnh một trường học, miễn là đúng thực tế.

Một mẹo hữu ích: nhờ người chưa từng tới chỗ bạn đọc địa chỉ rồi tự tìm trên bản đồ. Nếu người đó tìm ra đúng vị trí mà không cần bạn giải thích thêm, địa chỉ đã ổn. Nếu họ phải hỏi lại, phần địa chỉ hoặc phần mô tả cần viết rõ hơn.

Cũng nên ghi rõ địa chỉ này là nơi khách đến trực tiếp hay chỉ là nơi nhận thư, nhận hàng. Hai loại này gây nhầm lẫn thường xuyên, và khách đi xa tới sai chỗ là mất niềm tin ngay lần đầu.

Ghi giờ phục vụ và ngày nghỉ theo cách khách hiểu

Giờ phục vụ nên viết theo khung giờ rõ ràng cho từng ngày trong tuần, kèm ghi chú về giờ nghỉ trưa nếu có. Tránh chỉ ghi một dòng chung chung kiểu giờ hành chính, vì mỗi người hiểu một kiểu. Nếu có ngày nghỉ cố định, ghi thẳng ngày đó ra.

Với dịch vụ nhận lịch hẹn, nên nói rõ khách cần gọi trước bao lâu và khung giờ nào nhận cuộc gọi. Ví dụ giả định: nhận cuộc gọi trong giờ mở cửa, còn tin nhắn ngoài giờ sẽ được trả lời vào buổi sáng hôm sau. Đây là ví dụ để bạn hình dung cách viết, không phải cam kết của bất kỳ bên nào.

Kiểm tra lại xem giờ trên web có khớp với giờ bạn thực sự có mặt. Nếu mùa cao điểm bạn đổi giờ, hãy sửa web trước ngày đổi, đừng để khách tới đúng hôm bạn nghỉ.

Nhờ một người khác thử gọi và thử tìm đường

Sau khi tự soát, hãy nhờ một người không liên quan làm bài thử. Đưa họ mở website trên điện thoại của họ, không đưa link trực tiếp tới trang liên hệ, để họ tự tìm như khách thật. Ghi lại thời gian họ cần để tìm ra số điện thoại và địa chỉ.

Bài thử gồm ba việc: bấm nút gọi xem có đổ chuông đúng máy không, mở bản đồ từ địa chỉ trên web xem có ra đúng chỗ không, và đọc giờ phục vụ xem họ hiểu là mấy giờ. Người thử chỉ cần báo lại chỗ nào khó hiểu, không cần đánh giá thiết kế.

Nếu người thử gọi vào số mà bạn không nghe được, hãy xem lại số đó có phải số bạn dùng thường ngày không, hoặc có chuyển tiếp cuộc gọi hay không. Đừng cho rằng người thử gọi sai; hãy kiểm tra lại từ phía bạn trước.

Checklist trước khi bấm xuất bản

Dùng checklist ngắn dưới đây, đánh dấu từng dòng khi đã làm xong. Mỗi dòng chỉ nên mất vài phút, nhưng gom lại sẽ chặn được phần lớn lỗi thông tin liên hệ.

Một, số điện thoại trên trang chủ, trang liên hệ và chân trang giống hệt nhau. Hai, bấm thử nút gọi trên điện thoại và nghe được chuông. Ba, địa chỉ viết đủ cấp và có một câu mô tả điểm dễ nhận ra. Bốn, giờ phục vụ ghi theo từng ngày, có ghi chú nghỉ trưa và ngày nghỉ. Năm, người thử bên ngoài tìm ra số và địa chỉ mà không cần hỏi. Sáu, không còn số cũ hoặc địa chỉ cũ ở bất kỳ trang nào.

Nếu bạn tự sửa chữ và ảnh trên website, hãy sửa luôn các chỗ này trong cùng một lần rồi mới xuất bản. Với phần cần viết lại cho rõ ràng hơn, bạn có thể nhờ ADichVu hỗ trợ theo số lượt hiện có của tài khoản.

Sau khi xuất bản, kiểm tra lại trên điện thoại thật

Xuất bản không phải bước cuối. Mở website bằng dữ liệu di động, không dùng wifi quen thuộc, để thấy trang như khách ở ngoài nhìn vào. Kiểm tra lại đúng ba chỗ: số điện thoại, địa chỉ, giờ phục vụ.

Nếu bạn thay số hoặc đổi địa chỉ trong tương lai, hãy quay lại bảng thông tin ban đầu và cập nhật mọi vị trí đã ghi. Giữ bảng đó trong một tệp riêng để lần sau không phải dò lại từ đầu.

Cuối cùng, thỉnh thoảng nhờ một người mới thử lại. Một cuộc gọi thử đúng lúc có thể tiết kiệm cho bạn nhiều khách hàng đến muộn vì thông tin sai.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên nhờ ai thử gọi số trên website? Chọn một người không quen với công việc của bạn và chưa từng gọi số đó. Bạn chỉ cần đưa họ xem website, không hướng dẫn trước, rồi hỏi lại xem họ tìm thấy số ở đâu và bấm gọi có được không. Người càng ít biết về bạn thì bài thử càng giống khách thật.

Địa chỉ của tôi chỉ là nơi nhận hàng, có cần ghi trên web không? Có, nhưng phải ghi rõ đó là nơi nhận hàng chứ không phải nơi khách đến trực tiếp. Nếu khách có thể tới thì ghi địa chỉ điểm hẹn riêng. Việc ghi rõ loại địa chỉ giúp tránh việc khách đi xa tới nhầm chỗ và mất thời gian của cả hai bên.

Bao lâu tôi nên soát lại thông tin liên hệ một lần? Nên soát lại mỗi khi có thay đổi về số điện thoại, địa chỉ hoặc giờ làm việc, và thêm một lần trước các dịp cao điểm. Ngoài ra, thỉnh thoảng nhờ một người mới thử gọi và thử tìm đường để phát hiện lỗi mà bạn đã quen mắt không thấy.

Việc bạn có thể làm tiếp theo

Bài hướng dẫn cách soát số điện thoại, địa chỉ và giờ phục vụ trên website dịch vụ nhỏ trước khi xuất bản. Nội dung gồm bảng thông tin để đối chiếu, cách đọc số theo nhóm, cách viết địa chỉ dễ tìm, checklist sáu dòng và bài thử nhờ người khác gọi điện, tìm đường để phát hiện lỗi thực tế.